Selasa, 01 April 2014

Individu 1 : ERP



ENTERPRISE RESOURCE PLANNING





PAPER INDIVIDU 1
TOPIK-TOPIK LANJUTAN
SISTEM INFORMASI





Oleh





Michael Samuel C – 1501148204




06PJM / 2









Binus University
Jakarta
2014







Binus University

Jurusan Sistem Informasi
Paper Individu 1 Topik-Topik Lanjutan Sistem Informasi
Semester Genap tahun 2014


ENTERPRISE RESOURCE PLANNING


Michael Samuel C – 1501148204

06PJM / 2


Abstrak

ERP alias Enterprise Resources Planning atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi dan menyeluruh.
Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi.

Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur.

Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.

Lantas manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari penerapan sistem ERP? Atau modul-modul standar apa saja yang biasa terdapat dalam sistem ERP?

Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga.

Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.

Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi perangkat lunak komputer yang berfungsi menangani data secara elektronik dan memprosesnya secara terperinci saja.

Kata Kunci

ERP, MRP, Sistem Informasi






BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Dalam tataran lingkungan global sekarang ini,dituntut sebuah strategi yang baik serta inovasi-inovasi baru dari setiap perusahaan agar mampu bersaing dengan perusahan-perusahaan lainnya yang datang dari dalam maupun dari luar negeri. Penetapan strategi di dalam perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam pencapaian tujuan dan berakibat fatal apabila salah dalam penerapannya.

Dalam mencapai keberhasilan,manajemen perusahaan pada saat ini bertanggung jawab tidak hanya pada kegiatan yang terjadi didalam perusahaan, tetapi meliputi juga kegiatan yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan. Segala faktor internal dan eksternal yang berpengaruh terhadap pertumbuhan dan tingkat keuntungan perusahan           menjadi perhatian manajemen.

Supaya perusahaan efektif menghadapi persaingan yang ketat tersebut dan untuk mengantisipasi kekacauan internal perusahaan,diperlukan strategi untuk mengarahkan kegiatan tersebut. Strategi merupakan perencanaan dan pencapaian kearah kegiatan yang efektif dan integrative untuk dapat mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Agar pemeilihan strategi dan pengambilan kebijaksanaan tidak salah,perlu adanya dukungan data yang akurat dan cepat sesuai dengan keadaan yang ada.

Untuk mendapatkan data yang akurat tersebut diperlukan sebuah sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi yang terintegritas dari seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan. Tidak terintegritasnya data membuat dibutuhkannya waktu yang lama dalam memenuhi akan data yang biasa datangnya mendadak sehingga menghambat keputusan yang akan  diambil, padahal data dan informasi adalah suatu sumberdaya dengan baik seperti sumberdaya lainnya.

Banyak perusahaan Indonesia,pemanfaatan sistem informasi akuntansi juga sudah menjadi kebutuhan mutlak. Hampir diseluruh bidang industri, peran sistem informasi sudah demikian yang padat karya. Dari sekian banyak sektor industri, perbankan tercatat paling gencar dalam investasi dibidang sistem informasi akuntansi. Wajar, produk yang mereka jual adalah jasa yang berhubungan dengan angka-angka, dimana keakurasian, kecepatan, mutu layanan, serta keamanan, menjadi sisi paling penting yang harus secara cermat dikelola. Jadi, jangan heran jika investasi dalam.

Fenomena pengimplementasikan ERP sudah mulai menyebar ke Indonesia, baik pada perusahaan manufaktur maupun sektor jasa, karena dengan menggunakan ERP manejemen dapat mengetahui akibat dan yang ditimbulkan  keterlambatan bahan baku terhadap keseluruhan proses dalam perusahaan dalam manajemen dapat mengintifikasinya sejak dini. Dengan menerapkan ERP diharapkan terintegrasinya data online untuk seluruh fungsi dalam perusahaan, strandarisasi dan keakuratan data, mempermudah tugas-tugas manajemen sehari-hari, meningkatkan efiesiensi dan efektivitas organisasi melalui alokasi sumber daya perusahaan secara                                optimal. Meningkatkan kualitas informasi akuntansi untuk pengambilan  keputusan serta menghasilkan analisa dan laporan untuk perencanaan  jangka panjang.
Saat ini fenomena keuntungan penerapan sistem ERP mulai dirasakan perusahaan didalam maupun diluar negri. Perusahaan yang merasakan keuntungan dari penerapan sistem ERP oleh perusahaan. Masalah kualitas informasi selama ini masih belum memuaskan pengguna dan kurang efektif karena beberapa faktor,salah satunya penerapan teknologi informasi yang belum terpenuhi. Sehingga jalannya sistem terganggu dan kurang optimal.

Didalam perusahaan pihak manajemen membutuhkan informasi dan data yang dapat mendukung mereka dalam pengambilan keputusan salah satunya mengenai informasi akuntansi. Dengan berkembangnya teknologi ilmu pengetahuan dan teknologi,maka semua konsep mengenai sistem informasi mulai dihubungkan dengan sistem yang bebrbasis komputer. Salah satunya bentuk sistem informasi yang digunakan untuk memfasilitasi fungsi-fungsi operasional dalam suatu perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang memiliki tugas dalam hal pengolahan data keuangan menjadi informasi berupa laporan keuangan yang mana informasi keuangan tersebut dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pihak internal maupun eksternal yang nantinya digunakan sebagai pembuatan keputusan finansial.

Agar implementasi ERP bisa berjalan dengan lancar perusahaan harus menyiapkan antara lain bagaimana memilih ERP yang sesuai dengan           kebutuhan.membangun bisnis modelnya serta menyiapkan manajemen perubahan yang harus dilakukan akibat penerapan ERP, mulai dari proses bisnis, restruktrurisasi organisasi, sumber daya manusia, budaya perusahaan, dan berbagai hal lain yang justru bersifat nonteknis dan nonkeuangan.

Kemampuan suatu perusahan dalam menghasilkan data yang terkini merupakan masalah tersendiri bagi perusahaan,sehingga dibutuhkan sistem yang terintegrasi dengan baik agar data yang tampil adalah data real time. Selain menampilkan data real time,syarat lain dari sistem informasi yang ada ini adalah dapat menampilkan data tersebut dengan mudah,cepat,dan akurat. Sistem informasi yang saat ini sedang berkembang dan relevan dalam hal tersebut adalah ERP.

1.2  Ruang Lingkup

Mengingat luasnya cakupan ruang lingkup ERP, maka ruang lingkup yang dibahas dibatasi pada :

1.      Penjelasan tentang ERP.
2.      Kegunaan ERP.









1.3  Tujuan dan Manfaat

Berdasarkan pembahasan pada latar belakang, maka dapat ditentukan tujuan penelitian ini, yaitu untuk mengetahui perkembangan ERP  yang ada.

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut :

1.      Untuk mengetahui definisi atau pengertian dari ERP.
2.       Untuk mengetahui kegunaan ERP.

1.4  Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1.      Studi pustaka

Metode pengumpulan informasi yang digunakan melalui studi artikel media internet dan buku-buku referensi yang dapat dijadikan sumber dan panduan dalam penyusunan penulisan ini.

2.      Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan pada penelitian ini adalah dengan menganalisis dan me-review perkembangan ERP yang ada di Indonesia.

1.5  Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembahasan dan memberikan gambaran yang sistematis dalam memahami topik yang disajikan, kami membagi paper ini ke dalam bagian-bagian berupa bab yaitu :

BAB I    : Pendahuluan
                 Dalam bab ini diuraikan tentang masalah pokok yang dibahas dalam paper ini, yang terdiri dari Latar Belakang, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaaat, Metodologi Penelitian, dan Sistematika Penulisan.


BAB II  : Landasan Teori
Dalam bab ini akan menguraikan teori atau konsep yang melandasi hal-hal yang terdapat dalam penelitian ini, secara umum dijelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan kinerja sistem informasi baik dikutip dari berbagai referensi maupun hasil riset yang didapat.








BAB III : Pembahasan
Dalam bab ini berisi hasil penelitian yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan dan manfaat yang ditetapkan pada pendahuluan. Lalu menunjukkan bagaimana pemikiran atau temuan-temuan diperoleh, menginterpretasikan temuan, dan mengaitkannya dengan teori yang digunakan.

BAB IV : Penutup
Dalam bab ini penulis akan menarik bebarapa kesimpulan berdasarkan petunjuk dari buku-buku referensi, internet, dan seminar teori-teori lanjutan sistem informasi serta saran yang mungkin akan diterapkan untuk kemajuan perusahaan.







































BAB II
LANDASAN TEORI

2.1  ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. (Wikipedia)

ERP juga merupakan suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia .

Perangkat lunak ERP adalah suatu kelompok modul perangkat lunak yang mendukung aktivitas bisnis yang terlibat dalam proses/kegiatan perkantoran (back-office) yang penting .
ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi, ketangkasan/kematangan, dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur, yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan e-business agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis.

Nilai bisnis ERP :

·         Kualitas & Efisiensi : ERP menciptakan kerangka kerja utk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yg menghasilkan peningkatan signifikan daalm kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi & distribusi

·         Penurunan Biaya : menurunkan biaya pemrosesan transaksi & hardware, software serta karyawan pendukung TI.
Pendukung Keputusan : ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat utk para manajer agar dapat meningkatkat kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan

·         Kelincahan Perusahaan: Sistem ERP meruntuhkan dinding departmen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. (menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manejerial & peran kerja yang lebih fleksibel)

Penyebab Kegagalan ERP :


1.Meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan,dan pelatihan
2.Tidak melibatkan para karyawan yg terkena dampak perencanaan
3.Melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang cepat pada proses konversi
4.Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas baru yg dibutuhkan oleh sistem ERP
5.Kegagalan melakukan konversi data
6.Terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP

ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing).

Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).

Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.

Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel pegawai untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang sudah terdaftar sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa apakah ada program harga khusus dari sistem informasi akunting hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
  1. Keuangan
o    Akuntansi Finansial
Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal. Sedangkan jenis-jenis laporan yang disajikan minimal harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara manual.
Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan modul-modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP. Contohnya antara lain adalah modul POS (point of sale) saat memproses transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut dengan modul akuntansi finansial.
o    Kontrol
Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
o    Fixed Asset Management
Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
  1. Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
  1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
  1. Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
  1. Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.
Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
  1. Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif.
Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Misalkan kepala gudang perusahaan A ingin mengadakan material produksi yang diproduksi oleh perusahaan B, perusahaan C dan perusahaan D. Kepala gudang perusahaan A tersebut kemudian login ke dalam situs web e-commerce perusahaan B, perusahaan C serta perusahaan D untuk memesan material yang diperlukan tersebut.
Kepala gudang perusahaan A dapat memperoleh ketersediaan produk dan harga secara langsung dari masing-masing produsen tersebut.
Hal tersebut tentunya dapat memotong anggaran yang cukup besar karena akan selalu memperoleh harga yang bersaing dengan jumlah dan mutu terbaik.

Software ERP

Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source
§  Acumatica
§  Dynamics AX
§  Compiere
§  Averill AllStock
§  ORACLE
§  JDE
§  BAAN
§  MFGPro
§  Protean
§  Magic
§  aLTiUs
§  SAP
§  Onesoft
§  IFS
§  AGRESSO
§  INTACS
§  BOSERP
§  EuClid System
§  Mincom Ellipse
§  Axapta
§  SPIN - Datadigi Indonesia
§  WD ERP-SYS
§  IES
§  Orlansoft
§  Sisinusa
§  Colibris Indonesia
§  OpenERP
§  BizBoss
§  Microsoft Dynamics NAV

2.2  MRP
          Dimulai dari 25 s.d 30 tahun yang lalu di mana diperkenalkan mekanisme untuk menghitung material yang dibutuhkan, kapan diperlukan dan berapa banyak. Konsep ini dikenal dengan Material Requirement Planning (MRP).
MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing Resources Planning, yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning). (Wikipedia)
System MRP digunakan untuk mengendalikan tingkat persediaan dengan prioritas utamanya pada persediaan item-item dan merencanakan kapasitas system produksi. Dalam MRP terdapat tiga prinsip yaitu :
  1. Dalam penentuan persediaan dengan prinsip pemesanan komponen yang tepat, pemesanan dalam jumlah yang tepat dan pemesanan pada waktu yang tepat.

  1. Dalam menentukan prioritas meliputi pesanan dengan jatuh tempo yang tepat dan menjaga jatuh tempo yang valid.
  2. Dalam penentuan kapasitas meliputi: merencanakan muatan yang lengkap, merencanakan  muatan yang akurat dan merencanakan waktu yang cukup untuk muatan dimasa yang akan datang.
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa prinsip dari MRP adalah memperoleh material yang tepat pada tempat yang tepat dan diwaktu yang tepat.

Tujuan MRP adalah untuk memperbaiki layanan pelanggan, meminimalkan investasi persediaan dan memaksimalkan efisiensi operasi produksi . Sedangkan filosofi MRP adalah material dipercepat pada saat penundaan jadwal produksi menguntungkan dan ditunda pada saat jadwal ditunda.
2.3  Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. (Wikipedia)
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Kata “sistem” banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Elemen sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :


1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

Jenis sistem

Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
  • Atas dasar keterbukaan:
    • sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya.
    • sistem tertutup.
  • Atas dasar komponen:
    • Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.
    • Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.





















BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)                                   

       Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart yang               
        dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2008;442)       
        mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah :
    “Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem yang  
      mengintegrasikan seluruh aspek aktivitas organisasi kedalam suatu
      sistem informasi akuntansi.”

Menurut Azhar Susanto (200820) mengemukakan pengertian Enterprise  
Resource Planning adalah :
“ERP adalah paket software terintegrasi yang dirancang untuk mem
 berikan integrasi  yang menyeluruh terhadap seluruh data yang     
            terkait dengan sistem informasi  perusahaan.”

Menurut James A. Hall (2002;114) mengemukakan pengertian Enterprise  
Resource Planning adalah :
“ERP sistem adalah paket perangkat lunak modul berganda yang            berkembang terutama dari sistem perencanaan manufaktur tradisional
          (manufacturing resource planning-MRP II).”

Menurut Jay Heizer dan Barry Rander  yang dialih bahasakan oleh          Dwianoegrahwati Setyoningsih dan Indra Almahdi (2008;186) mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah :
            “ERP adalah Software yang memungkinkan perusahaan untuk:             mengotomasi dan mengintegrasikan banyak proses bisnis mereka,        berbagi database dan praktik bisnis yang umum diseluruh perusahaan, dan menghasilkan informasi dalam waktu terkini.”

Menurut James A. O’brien yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasary dan     Deny Arnos Kwary (2005;320) mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah :
“ERP adalah tulang pungggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke    pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan.”

Menurut Ronald L. Thompson dan William L. Cats-Baril (2008;354)        mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah :
“Enterprise Resource Planning (ERP) system were designed to replace a compani’s older, legacy information system with a group of highly          integrated software modules.”

Menurut definisi diatas ERP adalah sistem yang didesain untuk menggantikan perangkat perusahaan terdahulu, dengan kumpulan modul-modul software canggih yang terintegrasi dalam menghasilkan sistem informasi .

Software ERP yang berupa kumpulan modul-modul diterapkan di seluruh perusahaan dan menghubungkan seluruh bagian perusahaan melalui tranmisi logikal dan berbagai data yang sama. Karena cakupanya yang luas, sistem ERP dibagi atas beberapa modul dan setiap modul dibagi lagi menjadi sub-sub modul yang lebih kecil. Semua modul dalam sistem ERP saling melengkapi dan merupakan satu kesatuan. Setiap modul bisa terdiri dari ribuan proses bisnis, dimana masing-masing proses bisnis ini didapatkan dari praktek-praktek bisnis terbaik (best Practices).

Pengelompokan modul biasanya dilakukan berdasarkan pertimbangan fungsional. Konfigurasi ERP memungkinkan 8000 tabel yang mengatur jenjang-jenjang dalam perusahaan merangkum semuanya dalam struktur organisasi sampai diskon harga. Bahkan menajer dapat memperoleh informasi keuangan perusahaan hanya dengan beberapa ketukan di keyboard komputer (dikenal dengan istilah Informaton in your Fingertips).

Software ini mengubah data transaksi menjadi informasi yang berguna dan menyusunnya supaya dapat dianalisa lebih lanjut. Dengan cara ini, semua data transaksi yang terkumpul berubah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3.2 Ciri-ciri ERP

          Menurut Mulia Hartono dalam 7 langkah mudah membangun sistem informasi ERP (2008;4) yang dikutip melalui www.intacsindo.com sebuah ERP sistem memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.      Sistem Tunggal                                                                                       
Sistem ERP dibangun dalam sistem tunggal sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat karena memiliki data yang terintegrasi. Sistem lain yang non-ERP umumnya dibangun tidak dalam mesin tunggal misal ada data dalam SQL server, sementara data lainya dalam FozPro, hal ini menyebabkan sulitnya memperoleh informasi dengan cepat.

2.      Modul Lengkap
Sistem ERP memiliki modul yang lengkap dan saling terintegrasi yang menjangkau semua bagian dan fungsi perusahaan karena mempunyai konsep yang jelas.

3.      Fleksibel
Sistem ERP sangat fleksibel dan dapat diimplementasikan di semua anak perusahaan atau pabrik manapun dalam suatu perusahan karena dapat disesuaikan (dikonfigurasi) sesuai dengan kebutuhan.

4.      Laporan
sistem ERP memiliki data seluruh sumber daya perusahaan dan dapat memberikan laporan apa saja yang diperlukan termasuk fungsi-fungsi statistik untuk menganalisis laporan.


3.3 Fungsi ERP

Menurut Gelinas, Hunton and Sutton (2005 ; 52) dijelaskan mengenai fungsi atau kegunaan dari Enterprise System secara umum diantaranya :

1.      Enterprise Support for Organizational Process

·         Capturing data during, business process
·         Enterprise System facilitate functioning of of the organization’s business
·         Enterprise System record that business events have accured
·         Enterprise System store data for decision making

2.      Enterprise System Support for Major Business Events Process

·         Order to cash
·         Purchase to pay

Dibawah ini akan dijelaskan mengenai definisi fungsi atau kegunaan dari enterprise system menurut ani dalam Gelinas, Hunton and Sutton (2005 ; 52) adalah sebagai berikut:

1.      Dapat mendukung proses organisasi

·         Pengolahan data, proses bisnis
·         Menjadi fasilitas bagi fungsi organisasi bisnis
·         Merekam proses bisnis dengan lebih teliti
·         Menyimpan data untuk pengambilan keputusan.

2.      Dapat mendukung dalam proses bisnis yang utama.

·         Pembayaran pesanan
·         Pembayaran pembelian

Sedangkan menurut Wikipedia Indonesia dalam Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (2009) dijelaskan mengenai fungsi atau kegunaan dari sistem Enterprise resource Planning (ERP) adalah sebagai berikut :

1.              Integrasi data keuangan, yaitu : Untuk mengintegrasikan data keuangan  sehingga Top Management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2.              Standarisasi proses operasi berfungsi menstandarkan proses operasi melalui Implementasi Best Practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas. Penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3.              Standarisasi data dan Informasi berfungsi menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.


3.4 Keuntungan dan Kerugian ERP

Menurut Wikipedia Indonesia dalam Perencanaan Sumber Daya                  Perusahaan (2009) yang dikutip melalui www.wikipedia.com dijelaskan mengenai keuntungan yang bisa diukur dengan menggunakan sistem ERP :

·         Penurunan inventori
·         Penurunan tenaga kerja secara total
·         Peningkatan service level
·         Peningkatan kontrol keuangan
·         Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Sedangkan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP) :

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari sistem ERP, beberapa kelemahan ERP perlu diperhatikan. Kelemahan ERP adalah sebagai berikut :

1.      Implementasi ERP sangat sulit karena penerapanya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari  personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.

2.      Biaya implementasi ERP yang sangat mahal

3.      Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar di penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah

4.      Permasalahan lainya dalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahlianya

3.5 Modul-Modul Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP memiliki cakupan fungsi yang sangat luas, di dalam fungsi-fungsi tersebut terdapat komponen-komponen yang sering disebut dengan istilah modul. Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akuntansi serta Sumber Daya Manusia.

Menurut Wikipedia Indonesia dalam Perencanaan Sumber Daya              Perusahaan (2009) dijelaskan modul-modul ERP adalah sebagai berikut :




3.6 Unsur-unsur ERP

          Menurut Michael Uram dalam Journal Enterprise Solution  (2008;2) mengemukakan bahwa ada seperangkat komputer atau disebut infrastruktur ERP yang diperlukan untuk proses ERP terdiri dari :

          “1. Physical Component (server, network, storage, client)
            2. People ( Business staff, operation staff, development staff)
3.Organizational Process (program and project management, change management, support service).”

          Dibawah ini akan dijelaskan lebih rinci mengenai 3 komponen penting didalam proses sistem Enterprise Resource Planning (ERP) :

1.              Physical  Component (Komponen Fisik)

a.           Server-Client yang terdiri dari komputer server dan beberapa komputer client. Server menjadi pusat sistem informasi, sedangkan client        merupakan komputer yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas penanganan data.

b.          Network (Jaringan), merupakan suatu unit komunikasi yang membantu didalam penyebaran informasi.

c.           Storage (Penyimpanan), merupakan tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data yang diolah oleh komputer.

2.              People (Sumber Daya Manusia)

Sumber daya manusia yang mempunyai peranan penting untuk pengembangan dan implementasi sistem adalah :

a.           Staf Bisnis (Business Staff)

        Staf bisnis merupakan orang yang bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan (workflow   as-is) dan mendesain workflow baru yang lebih efisien (Workflow should-be).Staf bisnis haruslah orang yang menguasai ilmu yang     berhubungan dengan proses bisnis yang dianalisa, misalnya membuat analisa di departemen accounting maka staf bisnis harus menguasai siklus akuntansi.


b.          Staf Operasi (Operation Staff)

        Staf operasi merupakan staf yang bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari, misalnya backup data.

c.           Staf Pengembangan (Development Staff)

        Staf pengembangan bertugas untuk mengembangkan sistem dengan mendisain program-program yang diperlukan.

3.        Organization Process (Proses Organisasi)

a.           Program dan proyek manajemen (Program and Project Management)

                                    Penerapan sistem ERP biasanya merupakan bagian dari program dan proyekmanajemen, yang dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan manajemen.

                                    Berikut ini alasan mengapa perusahaan melakukan perubahan :

1.      Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis

Peningkatan pesaing, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi. Agar tetap responsif atas kebutuhan perusahaan, maka sistem juga harus berubah.

2.      Perubahan Teknologi

Sejalan dengan makin maju dan murahnya teknologi, perusahaan dapat memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama.

3.      Peningkatan Proses Bisnis

Banyaknya perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien sehingga membutuhkan pembaruan untuk memuaskan pelanggan.

4.      Keunggulan Kompetitif

Peningkatan kualitas, kuantias dan kecepatan informasi dapat meningkatkan produk atau layanan serta dapat membantu mengurangi biaya.

5.      Perolehan Produktivitas

                        Komputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi secara rutin serta signfikan didalam mengurangi waktu untuk melakukan tugas-tugas lainya.




6.      Pertumbuhan

Perusahan berkembang lebih basar dari sistemnya sehingga harus meningkatkan atau melakukan perubahan terhadap sistemnya secara keseluruhan.

7.      Penciutan

Perusahaan seringkali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau sistem berbasis internet untuk mamanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan pengambilan  keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan organisasi.

b.          Perubahan Proses Kerja (Change Manajement)

        Penerapan sistem ERP berpengaruh terhadap budaya perusahaan, sehingga diperlukan perubahan proses kerja (Change Manajement)  pada masa penyesuaian atau yang sering disebut proses implementasi.

Jika pada proses implementasi tersebut diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahan harus melakukan rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reengineering (BPR) yaitu analisis menyeluruh dan mendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kualitas yang dramatis. Walaupun memerlukan waktu yang cukup   lama beberapa keuntungan dari proses BPR yaitu :

·     Untuk menyederhanakan sistem
·     Untuk membuatnya lebih efektif
·     Untuk meningkatkan kualitas serta layanan perusahaan

c.           Layanan dan Dukungan dari IT Departemen (Support Service)

      Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem dan mendukung pelaksanaan dari sistem ERP agar dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan adanya layanan dan dukungan dari IT  departemen atau vendor software. Dengan begitu para pengguna    (Users) akan mampu memahami sistem secara cepat, dan user akan puas dengan sistem yang ada karena sistem tersebut dapat membantu kerja mereka dan tidak merumitkan.

          Pengimplementasian sistem ERP bukan merupakan kejadian yang muncul kemudian berakhir. Skala sistem yang sangat luas menyebabkan manajer menyadari yang terjadi tidak akan pernah lengkap terselesaikan. Organisasi-organisasi akan terus berubah dan berkembang dan sistem yang ada harus ikut  berubah dan berkembang bersama.





BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

        Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources.

Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce.

4.2 Saran

Sehubungan dengan penelitian yang telah dilakukan oleh penulis , maka penulis memberikan saran yang diharapkan dapat berguna sebagai bahan pertimbangan dan masukan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1.      Adanya pemberian reward perlu dipertahankan agar sasaran perusahan dapat tercapai.

2.      Adanya peningkatan terhadap pengendalian pencatatan dan dokumen. Hal ini dapat dilakukan dengan pengarsipan terutama di kepustakaan dengan pengarsipan ganda baik secara manual maupun terkomputerisasi.

3.      Informasi akuntansi diperbaharui dengan sistem online yang terintegrasi sehingga semua informasi akuntansi lebih fleksibel dan dapat mudah  dikoreksi apabila terjadi kesalahan.

4.      Promosi jabatan perlu ditingkatkan untuk menciptakan semangat kerja para karyawan

















DAFTAR PUSTAKA

M.Cs, Ardiansyah. (2007). Topik Penelitian Tugas Akhir & Skripsi Teknik Informatika (1)
http://blog.uad.ac.id/ardi/2007/06/04/topik-penelitian-tugas-akhir-skripsi-1/

Hartono, Mulia. (2008). 7 langkah mudah membangun sistem informasi ERP



https://id.wikipedia.org/




Diposting oleh di Tidak ada komentar:
Label:
Langganan: Postingan (Atom)